Membuat Mail Merge di Word dengan data Excel

Membuat Mail Merge di Word dengan data Excel

Kali ini saya akan memberikan tutorial tentang mail merge, tetapi dengan teknik yang berbeda dan menurut saya cara yang satu ini lebih praktis. Seperti biasa, untuk membuat mail merge, kita membutuhkan dua file yaitu dokumen utama dan sumber data.

  • Dokumen utama, merupakan satu file yang isinya merupakan naskah utama.
  • Sumber Data, merupakan file yang digunakan untuk menyimpan data yang nantikan akan dimasukan ke naskah utama tadi. Bisa menggunakan excel, access, dll.
Pada tutorial ini saya membuat file sumber data (source data) menggunakan Microsoft Office Excel. Saya merasa dengan menggunakan Excel sebagai sumber datanya pekerjaan menjadi lebih cepat, praktis, dan mudah (mungkin karena sudah familiar dengan excel ketimbang aplikasi lain seperti Ms. Access).

Langkah-langkah membuat mail merge dengan data dari Excel

Kita bisa menggunakan mail merge ini untuk membuat surat masal. Namun pada tutorial ini, saya memanfaatkan mail merge untuk pembuatan biodata.  

1. Buatlah data yang kamu ingin masukkan nanti pada naskah utama. Kemudian simpan file tersebut dengan nama sumber data atau sesuai keinginan kamu. 

 
2. Buatlah dokumen master pada Ms. Word.
 3. Buka menu Maillings, kemudian pada grup Start Mail Merge klik Select Recipients, lalu pilih Use Existing List…
 4. Jika muncul kotak dialog Select Table, pilihlah lembar kerja yang berisi data untuk mail merge. Biasanya berada pada sheet1. Namun jika kamu mengerjakannya di sheet2, maka pilih yang sheet2$. Jangan lupa untuk memberi tanda centang pada First row of data contains column headers. Setelah itu klik OK.
  • Kedua file sudah terhubung, sekarang kita letakan data pada masing-masing tempatnya.
  • Letakan kursor di bagian Nama, kemudian pada Insert Merge Field klik opsi Nama.
  • Lakukan hal serpeti itu untuk posisi data lainnya
   5. Nanti akan tampil field seperti gambar di bawah ini.

6. Untuk melihat hasilnya, klik preview result. Gunakan index number untuk melihat hasil pada data yang lain.
Jika kamu ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru, kamu bisa menggunakan Finish & Merge. Akan ada beberapa opsi.

  •  Edit Individual Documents, jika ingin menyimpannya dalam bentuk file baru. (file akan berisi beberapa halaman sesuai dengan jumlah data yang ada pada file excel).
  • Print Documents, jika ingin mencetak langsung dokumen.
Semoga Bermanfaat

Tags :
Posted by :
Add Comment

Subscribe to: Post Comments (Atom)